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データベースの設置目的
 

データベースを設置する目的は作業の効率化です。
業務にあわせてデータベースを作成することで、無駄な作業がなくなり、
必要な情報を必要なときに瞬時に取り出せるようになります。
 
データベースの設置にはコスト（費用）が必要になりますが、的確に構築されたデータベースは、長い期間に渡って業務に寄与し、そのコストが適正なものであれば、業務の効率化によって、コスト以上の利益をもたらします。
 

以下の様な状況が発生している場合、データベースは業務に大きな貢献をします。

• データ形式がバラバラで情報の再利用が困難
  紙の書類やテキストファイル、Excel等、異なるフォーマットで作成している。
• データが分散して管理されている為連動が困難
  データは連動することによって、効率的に利用することができるのですが、異なる場所（方法）で管理されているとそれができない場合があります。
• 社内で情報を共有できない
  担当者のみ情報を把握している為、社内で情報を共有できていない。
• 様々な書式の書類を別々に作成しなければならず、業務の効率が悪い
  同じ内容が含まれるが一部違う内容の為、多数の書類を作成しなければならず、その作成の為に本来の業務に支障をきたしている。

データベースが必要な場面

一般的にデータベースは以下の場面でよく利用されます。

• 顧客情報の管理
• 売上げ等の管理
• 各種伝票の作成

 

また、Webサイトと連動させて、

• サイトの商品の管理
• 受注業務
• 動的なサイトの作成

等を行う場合もあります。
 
また変わった使い方としては

• Webサイト自体の更新作業
• 印刷用データの作成（自動組版）

に利用したりする事もできます。